El cumplimiento fiscal en gasolineras se reduce a poder responder con documentos a una pregunta que la Agencia Tributaria formula en casi todas las comprobaciones: si cuadran los litros comprados, los litros vendidos y los ingresos declarados. En un negocio de facturación elevada y margen unitario pequeño, un desajuste de pocos céntimos por litro, repetido durante años, se convierte en una regularización de seis cifras.
Este artículo ordena los controles que la dirección jurídica y los administradores de una estación de servicio deberían poder acreditar. El análisis técnico general está en la guía sobre la fiscalidad de gasolineras, IVA, Verifactu e inspecciones.
Control 1: conciliación de existencias, surtidores y tanques
La conciliación es el núcleo técnico de una inspección: existencias iniciales más compras menos existencias finales dan las ventas teóricas, que se comparan con las lecturas de los totalizadores de los surtidores y con las ventas contabilizadas. Toda diferencia exige explicación. Las mermas pueden ser reales, por temperatura, evaporación o errores de medición, pero alegarlas sin respaldo no basta; no existe un porcentaje legal único verificado para la estación minorista, por lo que la defensa se apoya en prueba técnica concreta.
- Mediciones periódicas de cada tanque y registro de las diferencias.
- Informes del sistema de control de inventario y de los surtidores, conservados por fecha.
- Registro de calibraciones, revisiones y averías de los equipos de despacho.
- Albaranes de entrega con la medición en recepción y acta de cualquier discrepancia.
- Procedimiento escrito de cierre diario y de arqueo de caja.
Control 2: IVA por actividad y deducciones documentadas
Las entregas de gasolina y gasóleo tributan, como regla, al 21 % de la Ley 37/1992 del IVA. Las medidas de 2026 han actuado sobre el Impuesto sobre Hidrocarburos y no sobre el IVA del carburante, y son temporales y de renovación periódica, por lo que cada mes conviene comprobar la tarifa aplicable y conservar albaranes y fechas de recepción para explicar la evolución del margen. La tienda, el túnel de lavado, la cafetería o la recarga eléctrica son actividades distintas con tipos propios, y quien comparte caja, TPV y personal entre ellas debe poder separar ingresos y bases por actividad.
En la deducción del IVA soportado, el problema habitual es documental: tickets sin identificación del cliente, facturas de flotas emitidas a nombre de un tercero o gastos de vehículos no afectos. Sin una factura con los requisitos reglamentarios, la deducción es discutible aunque el gasto sea real.
Control 3: caja, tarjetas y tarjetas de flota
Las operaciones en las que interviene un empresario o profesional no pueden pagarse en efectivo por importes de 1.000 euros o más; la sanción es del 25 % de lo pagado y responden solidariamente pagador y receptor, según informa la Agencia Tributaria sobre el artículo 7 de la Ley 7/2012. Las entidades que gestionan los cobros con tarjeta informan de lo cobrado por cada comercio, de modo que una diferencia con las ventas declaradas es una señal de riesgo clara. La conciliación mensual entre TPV, caja y contabilidad es la mejor prevención.
Las tarjetas de flota añaden una capa: el repostaje lo hace un conductor, pero la factura se emite a la empresa titular o a la entidad que gestiona la tarjeta, según el contrato. La estación debe saber a quién factura, cuándo se devenga el IVA y cómo se liquida con el emisor. Los desajustes entre lo repostado, lo facturado y lo cobrado al emisor se interpretan como ventas no declaradas si no se explican.
Control 4: calificación real del contrato de abanderamiento
En el suministro con compraventa, la estación compra el carburante, asume el riesgo y vende en nombre propio: su ingreso es el precio de venta y su margen la diferencia con el coste. En la comisión, el gestor actúa por cuenta del operador, que sigue siendo titular del producto, y el ingreso del gestor es la comisión. La Administración atiende a la realidad económica y no a la denominación: si el contrato dice comisión pero la estación asume el riesgo de las existencias, o al revés, la calificación puede discutirse con efectos en IVA y en el impuesto directo. Ayudas, descuentos por volumen, anticipos y cánones por abanderamiento necesitan también una imputación coherente con el contrato.
Control 5: software de facturación y calendario Verifactu
El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación. El calendario fijado por el Real Decreto-ley 15/2025 es el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda comunicó un nuevo aplazamiento hasta octubre de 2028, que según las fuentes consultadas está pendiente de formalizarse y no debe darse por definitivo hasta su publicación en el BOE. Los requisitos técnicos no cambian, así que la estación debería exigir ya a su proveedor un software adaptado. El art. 201 bis de la Ley General Tributaria castiga la tenencia de sistemas no certificados o alterados con una multa fija de 50.000 euros por ejercicio, y en una gasolinera con TPV, surtidores y gestión de flotas integrados, conocer qué software se usa y quién lo certifica es una obligación de diligencia.
Responsabilidad de los administradores y defensa
El art. 43 de la Ley General Tributaria regula los supuestos de responsabilidad de los administradores, con un alcance que depende de cada caso. Documentar estos cinco controles permite acreditar diligencia. Si los registros no permiten determinar las ventas con exactitud, la Administración puede acudir a la estimación indirecta del art. 53, y las diferencias de inventario sin explicar son su principal argumento. Las actuaciones de inspección tienen un plazo general de 18 meses, ampliable a 27 en determinados supuestos, y la prescripción general es de cuatro años. La defensa sigue un orden: ordenar compras, cierres y cobros; reconstruir la conciliación litro a litro con justificación técnica de las mermas; y decidir entre aceptar parte de la propuesta o impugnar. Cuando la discusión es de cuantificación, un informe pericial de ValiTax Informes Periciales aporta una base técnica.
Cómo puede ayudar LRB Tax & Legal
LRB Tax & Legal es un despacho experto en asesoramiento fiscal a estaciones de servicio y en defensa en inspecciones fiscales. Apoya a la dirección jurídica en la revisión del contrato de abanderamiento, la conciliación de existencias y la preparación de la documentación antes de una comprobación.
Preguntas frecuentes
Mediciones periódicas de los tanques, informes del sistema de control de inventario, registro de calibraciones y averías de los surtidores, y albaranes con la medición en recepción. Sin prueba técnica, la alegación genérica de mermas suele rechazarse.
Sí. En la compraventa, el ingreso es el precio de venta y el margen; en la comisión, el ingreso es la comisión y el titular del carburante es el operador. Hacienda atiende a la realidad del contrato y no a su denominación.
El calendario legal vigente es el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 un aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de formalizarse. Los requisitos técnicos no cambian.
Si la dirección de su estación de servicio desea revisar estos controles o prepararse ante una posible inspección, puede contactar con LRB Tax & Legal para un primer análisis. Contenido informativo, que no sustituye al asesoramiento personalizado.