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Textos legales de la web y de los formularios
Los textos legales copiados son la infracción más extendida y la más fácil de detectar: describen una empresa que no es la del sitio, mencionan tratamientos inexistentes y omiten los que sí se realizan. Y, sobre todo, no informan de lo que la ley obliga a informar.
Los documentos necesarios
| Documento | Función |
|---|---|
| Aviso legal | Identificación del titular y condiciones de uso del sitio |
| Política de privacidad | Información completa del artículo 13 del RGPD |
| Política de cookies | Cookies utilizadas, finalidad, duración y gestión |
| Condiciones de contratación | Si hay venta o contratación en línea |
| Cláusulas informativas | En cada formulario y punto de recogida de datos |
| Cláusulas en contratos y documentos | Laborales, comerciales, videovigilancia, currículos |
Qué debe decir la información
- Identidad del responsable y datos de contacto, incluido el delegado de protección de datos si existe.
- Fines del tratamiento y base jurídica de cada uno, especificando el interés legítimo cuando se invoque.
- Destinatarios o categorías de destinatarios de los datos.
- Transferencias internacionales y garantías aplicadas.
- Plazo de conservación o criterios para determinarlo.
- Derechos del interesado y forma de ejercerlos, incluida la reclamación ante la autoridad de control.
- Consecuencias de no facilitar los datos, cuando exista obligación legal o contractual.
- Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles, si las hay.
La AEPD admite y recomienda el modelo por capas: una primera capa breve en el propio formulario, con lo esencial, y un enlace a la información completa. Es la forma de cumplir sin convertir cada formulario en un muro de texto que nadie lee.
El consentimiento en los formularios
Cuando la base jurídica es el consentimiento, este debe ser libre, específico, informado e inequívoco, mediante una acción afirmativa clara. Eso descarta las casillas premarcadas y el consentimiento agrupado: si se recogen datos para atender una consulta y además se quiere enviar publicidad, hacen falta dos consentimientos separados. Y hay que conservar la prueba de que se obtuvo, con fecha, versión del texto y contenido.
Abra la política de privacidad de su web y busque el nombre de las herramientas que realmente usa: el CRM, la plataforma de correo, el proveedor de alojamiento. Si no aparecen y en cambio aparecen otras, el texto no es suyo.
Esta página describe el marco general vigente en España y no sustituye al análisis del caso concreto. La normativa mercantil, laboral, penal y de protección de datos se modifica con frecuencia, y existen especialidades sectoriales y autonómicas: antes de tomar decisiones conviene verificar la redacción vigente de las normas citadas. Consúltenos su caso.
Sobre los textos legales
¿Los textos legales tienen que estar en todas las páginas?
Deben ser accesibles desde cualquier página del sitio, lo que en la práctica significa enlace permanente en el pie. Además, en cada punto de recogida de datos debe existir la información específica de ese tratamiento, con la primera capa junto al formulario. No basta con tener la política enlazada en el pie si el formulario no informa de nada.
¿Hay que actualizar los textos?
Siempre que cambie algo relevante: nuevas finalidades, nuevos proveedores, cambio de plazos o de destinatarios. Conviene conservar las versiones con sus fechas, porque cada interesado quedó informado bajo la versión vigente en su momento y eso es lo que hay que poder acreditar si se discute. Un control de versiones sencillo resuelve el problema.
¿Y si nuestra web la lleva una agencia?
La responsabilidad frente a la autoridad de control sigue siendo de la empresa titular del sitio, no de la agencia. Además, la agencia y el proveedor de alojamiento suelen ser encargados de tratamiento y necesitan su contrato del artículo 28. Es uno de los contratos que más veces falta, precisamente porque se da por supuesto que la relación técnica ya lo cubre todo.
¿Quién controla hoy las obligaciones legales de su empresa?
Si la respuesta es «cada uno un poco» o «el despacho, cuando le llamamos», hay riesgo acumulado que nadie está midiendo. Cuéntenos cómo está organizada su empresa y le devolvemos un diagnóstico con lo que falta, lo que está desactualizado, lo que puede sancionarse y en qué orden conviene resolverlo, con una propuesta de honorarios cerrada.