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Comité de riesgos y reuniones con la dirección
Una cadencia fija de reuniones evita que lo jurídico aparezca solo cuando ya hay problema. Y crea el espacio donde la dirección puede plantear decisiones antes de tomarlas, que es cuando el asesoramiento vale de verdad.
La estructura de reuniones
| Reunión | Frecuencia | Contenido |
|---|---|---|
| Seguimiento operativo | Mensual | Asuntos en curso, plan, contratos y decisiones pendientes |
| Comité de riesgos | Trimestral | Mapa de riesgos, litigios, cumplimiento y novedades normativas |
| Consejo o junta | Según corresponda | Informe jurídico y acuerdos que exigen aprobación |
| Reuniones de proyecto | Según calendario | Operaciones, implantaciones y expedientes |
| Urgencias | Inmediata | Protocolo definido con respuesta comprometida |
Qué se lleva al comité de riesgos
- Evolución del mapa de riesgos: cerrados, nuevos y los que han cambiado de valoración.
- Litigios y reclamaciones con su valoración y su efecto en provisiones.
- Incidencias de cumplimiento, incluidas las del canal, con el nivel de detalle que corresponda.
- Cambios normativos con impacto en el negocio y acción propuesta.
- Decisiones que se piden a la dirección, con las alternativas y su coste.
- Estado del plan y del gasto legal.
Toda reunión debe terminar con decisiones tomadas o con decisiones explícitamente aplazadas y con fecha. Una reunión informativa que no pide nada a nadie deja de celebrarse en tres meses.
Quién debe asistir
Al seguimiento mensual, la dirección general o la financiera. Al comité trimestral, el comité de dirección en pleno, porque los riesgos legales nacen en las áreas operativas y las medidas se ejecutan en ellas. Al consejo, cuando el orden del día lo requiere o al menos una vez al año. Y a las reuniones de proyecto, los responsables directamente implicados.
Las urgencias
Entre reuniones existe un canal directo con compromiso de respuesta, y un protocolo escrito para los supuestos que no admiten espera: una inspección que se presenta en las instalaciones, una brecha de seguridad, una notificación con plazo corto, un accidente grave o un incidente reputacional. Ese protocolo define a quién se llama, quién decide y qué se hace en las primeras horas.
Esta página describe el marco general vigente en España y no sustituye al análisis del caso concreto. La normativa mercantil, laboral, penal y de protección de datos se modifica con frecuencia, y existen especialidades sectoriales y autonómicas: antes de tomar decisiones conviene verificar la redacción vigente de las normas citadas. Consúltenos su caso.
Sobre las reuniones
¿Son presenciales?
Depende de la ubicación y del contenido. El seguimiento mensual funciona bien por videoconferencia; el comité trimestral gana mucho siendo presencial, igual que las reuniones de arranque y las de proyectos relevantes. Y hay visitas a instalaciones que son imprescindibles: conocer cómo funciona realmente una planta o un almacén cambia el mapa de riesgos.
¿Hace falta levantar acta?
De las reuniones operativas basta un resumen con decisiones y responsables. Del comité de riesgos conviene un acta breve, porque documenta que la dirección conocía los riesgos y adoptó medidas, y eso tiene valor probatorio. Y de la presentación al órgano de administración debe quedar constancia en el acta societaria correspondiente.
Nuestra dirección tiene poca disponibilidad.
Es lo normal, y por eso las reuniones deben ser cortas y estar preparadas: informe enviado con antelación, orden del día con las decisiones que se piden y una hora de duración máxima. Una reunión mensual de treinta minutos bien preparada aporta más que dos horas de repaso general. Lo que no funciona es prescindir de la cadencia, porque entonces lo jurídico vuelve a aparecer solo cuando hay incendios.
¿Quién controla hoy las obligaciones legales de su empresa?
Si la respuesta es «cada uno un poco» o «el despacho, cuando le llamamos», hay riesgo acumulado que nadie está midiendo. Cuéntenos cómo está organizada su empresa y le devolvemos un diagnóstico con lo que falta, lo que está desactualizado, lo que puede sancionarse y en qué orden conviene resolverlo, con una propuesta de honorarios cerrada.