Fases de una investigación con garantías

• Decisión de investigar. Análisis preliminar de verosimilitud, designación de instructor sin relación con los implicados y definición del alcance por escrito.
• Plan de investigación. Qué hay que averiguar, qué fuentes de evidencia existen, en qué orden se accede a ellas y qué medidas cautelares son proporcionadas.
• Aseguramiento de la evidencia. Preservación de la información antes de que pueda alterarse, con cadena de custodia documentada, especialmente en evidencia digital.
• Entrevistas. Con información previa sobre el objeto, sin coacción, documentadas y con la posibilidad de que la persona haga constar lo que estime.
• Audiencia del investigado. Antes de concluir, con conocimiento de los hechos que se le atribuyen y oportunidad real de explicarse.
• Informe de conclusiones. Hechos acreditados, prueba que los soporta, valoración jurídica y propuesta de medidas.
• Decisión y seguimiento. Adopción de medidas disciplinarias o correctoras, comunicación al informante y cierre documentado.

El punto crítico: el acceso a dispositivos y correo

Es donde más investigaciones se estropean. El acceso al correo corporativo y a los dispositivos del trabajador está permitido, pero sujeto a condiciones: debe existir una política de uso previamente comunicada que informe de la posibilidad de control, el acceso debe ser idóneo, necesario y proporcionado al fin perseguido, debe limitarse a lo imprescindible y debe documentarse. Un acceso indiscriminado, sin política previa y sin justificación proporcionada, vulnera derechos fundamentales, invalida la prueba y expone a la empresa a sanción.

Qué no debe hacerse

• Investigar sin alcance definido. Las investigaciones abiertas derivan en accesos desproporcionados.
• Encargar la instrucción a un implicado o a su superior directo.
• Grabar conversaciones sin base jurídica adecuada.
• Presionar en la entrevista u obtener manifestaciones bajo amenaza de despido.
• Comunicar internamente la existencia y el contenido de la investigación más allá de lo necesario.
• Sancionar sin audiencia previa ni informe que soporte los hechos.
• Destruir evidencia o permitir que se altere una vez conocido el hecho.

Coordinación con otros procedimientos

Una investigación interna suele convivir con otros frentes: un expediente disciplinario con sus propios plazos, una eventual denuncia o querella, un procedimiento sancionador administrativo o una comunicación de brecha si hay datos personales implicados. La secuencia importa: por ejemplo, el plazo de prescripción de las faltas laborales corre, y una investigación excesivamente larga puede dejar la sanción sin efecto. Esa coordinación es parte del trabajo.

Esta página describe el marco general vigente en España y no sustituye al análisis del caso concreto. La normativa mercantil, laboral, penal y de protección de datos se modifica con frecuencia, y existen especialidades sectoriales y autonómicas: antes de tomar decisiones conviene verificar la redacción vigente de las normas citadas. Consúltenos su caso.