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Contratos con proveedores
La contratación de proveedores suele revisarse mucho menos que la de clientes, y sin embargo concentra riesgos equivalentes: dependencia operativa, responsabilidad trasladada, incumplimientos que la empresa acaba pagando ante su propio cliente y accesos a información que nadie ha regulado.
Lo que debe quedar cerrado
- Nivel de servicio medible. Plazos, disponibilidad, tiempos de respuesta y método de medición. Sin métrica no hay incumplimiento demostrable.
- Consecuencias del incumplimiento. Penalización, derecho a exigir corrección, ejecución por tercero a costa del proveedor y resolución.
- Subcontratación. Prohibida sin autorización o limitada a proveedores homologados, con responsabilidad del contratista principal.
- Propiedad de lo creado. Cesión expresa de derechos sobre desarrollos, diseños, contenidos y documentación pagados por la empresa.
- Protección de datos. Contrato de encargado cuando el proveedor accede a datos personales, con las garantías del artículo 28 del RGPD.
- Confidencialidad con plazo suficiente y obligación de devolución o destrucción.
- Seguro de responsabilidad civil adecuado, acreditado y vigente durante toda la relación.
- Salida ordenada. Preaviso, transición al nuevo proveedor y entrega de información en formato utilizable.
La dependencia operativa
Hay proveedores cuya sustitución es costosa o directamente traumática: el que aloja los sistemas, el que fabrica un componente sin alternativa, el que mantiene el software del negocio. En esos casos el contrato debe compensar la falta de poder negociador posterior: plazos de preaviso largos, obligación de asistencia en la transición, entrega de la información en formato estándar, escrow cuando proceda y precios revisables con reglas y no a voluntad.
Si mañana este proveedor deja de prestar el servicio, ¿en cuánto tiempo puedo sustituirlo y con qué información me quedo? La respuesta determina qué hay que negociar hoy.
Plazos de pago y morosidad
La normativa sobre morosidad en operaciones comerciales limita los plazos de pago entre empresas y establece intereses de demora e indemnización por costes de cobro. Los pactos que superan esos límites pueden ser nulos, y el incumplimiento sistemático puede tener consecuencias adicionales, incluida su relevancia en el acceso a determinadas ayudas y contratos públicos. Es un punto que conviene revisar tanto en lo que la empresa impone como en lo que acepta.
Responsabilidad en la cadena
| Ámbito | Riesgo trasladado |
|---|---|
| Laboral | Responsabilidad por salarios y cotizaciones de la contrata |
| Prevención | Coordinación de actividades y accidentes en el centro |
| Protección de datos | Brechas del encargado y responsabilidad del responsable |
| Producto | Defectos de componentes suministrados |
| Cumplimiento | Conductas del proveedor imputables por falta de control |
| Reputación | Prácticas del proveedor que afectan a la marca |
Esta página describe el marco general vigente en España y no sustituye al análisis del caso concreto. La normativa mercantil, laboral, penal y de protección de datos se modifica con frecuencia, y existen especialidades sectoriales y autonómicas: antes de tomar decisiones conviene verificar la redacción vigente de las normas citadas. Consúltenos su caso.
Sobre los contratos con proveedores
Nuestros proveedores son pequeños y no firman nada complejo.
Entonces el documento debe ser breve y proporcionado: dos o tres páginas que cubran alcance, precio, plazo, confidencialidad, propiedad de lo creado y datos personales si los hay. Un contrato de treinta páginas para un proveedor de veinte mil euros al año no se firma o se firma sin leer, que es peor. Lo importante es que estén las cláusulas esenciales, no la extensión.
El proveedor tecnológico impone sus condiciones y no las cambia.
Es habitual con proveedores de servicios en la nube y software estándar. El trabajo entonces es leer bien lo que se acepta —niveles de servicio reales, limitación de responsabilidad, ubicación de los datos, condiciones de terminación y recuperación de la información— y decidir con conocimiento, complementando por otras vías: copias de seguridad propias, plan de contingencia y seguro. Lo desarrollamos en contratación tecnológica.
¿Qué pasa si el proveedor incumple y nuestro cliente nos reclama?
La empresa responde ante su cliente conforme a su propio contrato y después repite contra el proveedor conforme al suyo, si es que puede. El problema clásico es la asimetría: se asume ante el cliente una responsabilidad amplia y se acepta del proveedor una limitación estricta, de modo que el desfase lo absorbe la empresa. Revisar ambos contratos con esa comparación delante es una de las cosas más rentables que se pueden hacer.
¿Quién controla hoy las obligaciones legales de su empresa?
Si la respuesta es «cada uno un poco» o «el despacho, cuando le llamamos», hay riesgo acumulado que nadie está midiendo. Cuéntenos cómo está organizada su empresa y le devolvemos un diagnóstico con lo que falta, lo que está desactualizado, lo que puede sancionarse y en qué orden conviene resolverlo, con una propuesta de honorarios cerrada.