Quién está obligado

Con carácter general, las empresas del sector privado con cincuenta o más trabajadores, además de otros sujetos obligados por razón de su actividad, con independencia del número de empleados: entre ellos, quienes están sujetos a la normativa de prevención del blanqueo de capitales o a determinadas normativas de la Unión Europea. Las entidades del sector público tienen su propio régimen. Conviene analizar el caso concreto, porque el ámbito subjetivo tiene más supuestos de los que suele suponerse.

Requisitos del sistema

• Accesible para todas las personas del ámbito previsto por la ley: plantilla, autónomos, socios, administradores, voluntarios, becarios, candidatos y quienes ya cesaron.
• Confidencial. Con garantía de la identidad del informante, de los terceros mencionados y de la información, con acceso restringido al responsable y a quien este autorice.
• Con opción de anonimato. El sistema debe permitir presentar comunicaciones anónimas y mantener el diálogo con el informante anónimo.
• Con varios cauces. Escrito, verbal o ambos, incluyendo la posibilidad de reunión presencial dentro de plazo si se solicita.
• Con responsable designado por el órgano de administración, con autonomía e independencia en el ejercicio de la función.
• Con procedimiento escrito y plazos: acuse de recibo en siete días naturales y respuesta en un plazo máximo que no debe exceder de tres meses, ampliable en casos justificados.
• Con registro de las informaciones recibidas, con las garantías de confidencialidad y los plazos de conservación previstos.

Cómo se gestiona una comunicación

• Recepción y acuseConfirmación al informante dentro del plazo legal, con información sobre el tratamiento de sus datos y sobre sus derechos.
• Análisis de admisibilidadComprobación de que los hechos entran en el ámbito material del sistema y de que la información tiene un mínimo de verosimilitud.
• InstrucciónRecopilación de evidencia con garantías, audiencia de la persona afectada en el momento adecuado y adopción de medidas cautelares si procede.
• ConclusionesInforme con hechos acreditados, valoración y propuesta: archivo, medidas correctoras, expediente disciplinario o remisión a la autoridad competente.
• Comunicación y cierreRespuesta al informante en plazo, ejecución de las medidas y registro documentado de todo el proceso.

Protección del informante

La ley prohíbe las represalias, entendidas de forma amplia: despido, degradación, cambio de funciones, denegación de formación, evaluaciones negativas, daños reputacionales o resolución anticipada de contratos, entre otras. Además invierte la carga de la prueba: corresponde a quien adopta la medida acreditar que se basó en motivos debidamente justificados y ajenos a la comunicación. Esto tiene una consecuencia práctica importante: cualquier decisión que afecte a un informante debe estar sólidamente documentada por razones anteriores e independientes.

Esta página describe el marco general vigente en España y no sustituye al análisis del caso concreto. La normativa mercantil, laboral, penal y de protección de datos se modifica con frecuencia, y existen especialidades sectoriales y autonómicas: antes de tomar decisiones conviene verificar la redacción vigente de las normas citadas. Consúltenos su caso.