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Calendario de obligaciones legales
La mayor parte de los incumplimientos de una empresa no son decisiones: son olvidos. Nadie decidió no legalizar los libros ni dejar caducar la marca; simplemente no había una lista con fechas, responsables y avisos previos.
Qué incluye
| Bloque | Vencimientos típicos |
|---|---|
| Societario | Formulación de cuentas, junta ordinaria, legalización de libros, depósito de cuentas |
| Contractual | Vencimientos, prórrogas automáticas y plazos de preaviso |
| Laboral | Registro retributivo, revisión del plan de igualdad, formación preventiva, vigilancia de la salud |
| Protección de datos | Revisión del registro, auditoría periódica, revisión de encargados |
| Cumplimiento | Verificación del modelo, formación, informe al órgano de administración |
| Intangibles | Renovación de marcas, anualidades y renovación de dominios |
| Administrativo | Licencias, autorizaciones, inspecciones reglamentarias y justificación de subvenciones |
| Seguros | Renovación de pólizas y revisión de coberturas |
Cómo se construye
- Inventario. Identificación de todas las obligaciones que afectan a la empresa, incluidas las sectoriales y las derivadas de contratos.
- Fechas. Cálculo del vencimiento de cada una a partir del cierre de ejercicio, de la fecha de concesión o de la firma del contrato.
- Responsables. Interno y externo para cada obligación, para que no haya ninguna sin dueño.
- Avisos previos. Con antelación suficiente para poder actuar, no el día del vencimiento.
- Evidencia. Qué documento acredita el cumplimiento y dónde se guarda.
- Revisión. Actualización cuando cambian la actividad, la plantilla o la estructura.
Un calendario que avisa el mismo día del vencimiento no sirve. Los plazos de aviso deben ser proporcionados al trabajo que exige cada obligación: un mes para una renovación de marca, tres para una junta con cuentas que hay que formular.
Las obligaciones que más se olvidan
La legalización de libros, porque exige tener las actas redactadas antes. La renovación de marcas, porque el plazo es de años y nadie lo recuerda. Los preavisos de terminación de contratos con prórroga automática, que se pierden y renuevan el contrato por un período completo. La revisión periódica del modelo de prevención de delitos. Y la actualización del registro retributivo. Ninguna es difícil; todas se olvidan sin un sistema.
Esta página describe el marco general vigente en España y no sustituye al análisis del caso concreto. La normativa mercantil, laboral, penal y de protección de datos se modifica con frecuencia, y existen especialidades sectoriales y autonómicas: antes de tomar decisiones conviene verificar la redacción vigente de las normas citadas. Consúltenos su caso.
Sobre el calendario
¿No lo lleva ya nuestra gestoría?
La gestoría controla los vencimientos fiscales y laborales que ella tramita, y lo hace bien. Lo que normalmente no está en ningún calendario son las obligaciones societarias más allá del depósito, las renovaciones de marcas y licencias, los preavisos contractuales, las revisiones de cumplimiento y de protección de datos y las inspecciones reglamentarias. El calendario jurídico complementa el suyo; no lo sustituye.
¿En qué herramienta se lleva?
Lo importante es que exista y que genere avisos automáticos; la herramienta es secundaria. Se puede llevar en el calendario corporativo de la empresa, en una herramienta de gestión de tareas o en el sistema del despacho con copias periódicas. Lo que no funciona es una hoja de cálculo que nadie abre, porque el valor no está en la lista sino en el aviso.
¿Incluye los vencimientos de contratos?
Sí, y es de las partes más rentables. Muchos contratos tienen prórroga automática con preaviso de tres o seis meses; perder ese preaviso significa quedar vinculado otro período completo, a veces con precios ya revisados al alza. Incorporar esos vencimientos al calendario es una tarea sencilla con un retorno económico directo.
¿Quién controla hoy las obligaciones legales de su empresa?
Si la respuesta es «cada uno un poco» o «el despacho, cuando le llamamos», hay riesgo acumulado que nadie está midiendo. Cuéntenos cómo está organizada su empresa y le devolvemos un diagnóstico con lo que falta, lo que está desactualizado, lo que puede sancionarse y en qué orden conviene resolverlo, con una propuesta de honorarios cerrada.