Respuesta rápida: La contratación laboral y la externalización de servicios exigen elegir la modalidad contractual adecuada y, al externalizar, estructurar una prestación de servicios genuina. Si la persona externa trabaja con horario impuesto, dirección directa y exclusividad, existe riesgo de relación laboral encubierta, con consecuencias de cotización y sanción para la empresa.
Contratar personal implica decisiones legales que van más allá de firmar un contrato de trabajo estándar. Elegir la modalidad adecuada, definir correctamente las funciones y valorar cuándo externalizar un servicio en lugar de incorporar personal propio son decisiones con impacto legal y económico relevante para cualquier pyme.
Marco normativo básico de la contratación laboral
La relación laboral se rige por el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, y por el convenio colectivo aplicable al sector. El convenio fija a menudo categorías, salarios, jornada y otras condiciones que la empresa debe respetar. La reforma laboral aprobada por el Real Decreto-ley 32/2021, de 28 de diciembre, reordenó las modalidades de contratación y consolidó el contrato indefinido como forma general.
Modalidades de contratación laboral más habituales
- Contrato indefinido: la modalidad general, con las garantías y costes de extinción asociados a esta condición. Incluye el contrato fijo-discontinuo para actividades de carácter intermitente o estacional.
- Contrato de duración determinada: tras la reforma de 2021 se limita a causas específicas, como las circunstancias de la producción o la sustitución de otra persona trabajadora. Exige causa real y requisitos formales estrictos para evitar su conversión en indefinido.
- Contrato formativo: para la incorporación de personas en formación, con condiciones específicas de retribución y duración según se trate de formación en alternancia o de obtención de práctica profesional.
Antes de contratar, conviene decidir las funciones del puesto, el convenio aplicable, el periodo de prueba y las cláusulas especiales, como confidencialidad, exclusividad o no competencia. Las cláusulas especiales deben redactarse con cuidado, porque la ley exige requisitos para su validez, y deben coordinarse con la política de datos de la empresa, como se explica en la guía de RGPD para pequeñas empresas.
El riesgo de la falsa externalización
El Estatuto de los Trabajadores presume la existencia de contrato de trabajo entre quien presta un servicio por cuenta y dentro del ámbito de organización y dirección de otra persona y quien lo recibe a cambio de una retribución. Contratar a un autónomo o a una empresa externa para realizar funciones que en la práctica se ejercen con las mismas condiciones de dependencia y ajenidad que un empleado, como horario fijo, dirección directa, uso de medios de la empresa y exclusividad, puede calificarse como relación laboral encubierta.
Si la Inspección de Trabajo y Seguridad Social lo detecta, puede reclamar cotizaciones atrasadas, extender actas de infracción y obligar a regularizar la situación. En supuestos graves, se discute incluso la responsabilidad de los administradores, tema que puedes ampliar en responsabilidad de los administradores de sociedades.
Contratas y subcontratas: responsabilidades de la empresa principal
Cuando una empresa subcontrata obras o servicios correspondientes a su propia actividad, el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores exige comprobar que el contratista está al corriente de sus obligaciones con la Seguridad Social y prevé la responsabilidad solidaria de la empresa principal por determinadas obligaciones salariales y de Seguridad Social del contratista, durante los plazos que fija la ley. Por eso conviene solicitar certificados y documentación acreditativa antes de contratar y durante la vigencia del servicio.
La cesión ilegal de trabajadores, regulada en el artículo 43, se produce cuando el contratista es una mera apariencia y se limita a poner personal a disposición de otra empresa que lo dirige. Las consecuencias incluyen el derecho de los trabajadores a adquirir la condición de fijos en la empresa que realmente los utiliza.
Externalización legítima: cuándo tiene sentido
- Servicios especializados y puntuales que no justifican una contratación interna permanente, como asesoría legal o contable y ciertos servicios informáticos.
- Actividades no esenciales para el núcleo del negocio, donde la subcontratación aporta flexibilidad sin comprometer el control operativo clave.
- Picos de actividad estacionales que no justifican ampliar la plantilla de forma permanente.
- Proyectos con entregables definidos y plazo cerrado, en los que se paga por resultado y no por horas de dedicación.
Cláusulas clave en contratos de externalización de servicios
- Definición precisa del servicio contratado, para evitar ambigüedad sobre el alcance real de la relación.
- Autonomía organizativa del prestador, que decide cómo, cuándo y con qué medios ejecuta el trabajo.
- Cláusulas de confidencialidad si el prestador accede a información sensible del negocio.
- Delimitación clara de la responsabilidad frente a terceros derivada de la actividad externalizada.
- Condiciones de terminación del contrato de servicios, distintas de las que regulan una relación laboral.
- Propiedad de los resultados y cesión de derechos sobre entregables creativos o técnicos, aspecto tratado en propiedad intelectual para pymes.
Puedes ampliar estos puntos en la guía de cláusulas esenciales en un contrato de prestación de servicios.
Aspectos de protección de datos en la subcontratación
Cuando el proveedor externo accede a datos personales gestionados por tu empresa, es obligatorio formalizar un contrato de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, que regule las obligaciones del proveedor respecto a esos datos y las medidas de seguridad exigibles. Sin ese contrato, la empresa responsable asume un riesgo de sanción que puede evitarse con un anexo sencillo.
Errores frecuentes en esta materia
- Contratar como autónomo a alguien que en realidad trabaja en condiciones propias de una relación laboral.
- No definir con claridad las funciones en el contrato de trabajo, lo que genera disputas sobre el alcance del puesto y sobre la categoría profesional.
- Externalizar servicios sin formalizar el contrato de encargo de tratamiento cuando hay acceso a datos personales.
- Usar contratos temporales sin causa real, con riesgo de que se consideren en fraude de ley.
- No exigir documentación de cumplimiento al contratista y asumir sin saberlo responsabilidades por sus deudas.
Preguntas frecuentes
Si la persona contratada como autónomo o la empresa externa trabaja con horario fijo impuesto, bajo dirección directa y constante, con medios de tu empresa y en exclusividad, existe un riesgo real de que se considere una relación laboral encubierta. Cuantos más de estos indicios concurran, mayor es el riesgo y conviene revisar la relación cuanto antes.
Prácticamente cualquier función puede externalizarse legalmente si se estructura como una prestación de servicios genuina, con autonomía organizativa del prestador, y no como sustitución de una relación laboral real. Hay que vigilar la cesión ilegal de trabajadores y las responsabilidades de la empresa principal en contratas de su propia actividad.
Tras el Real Decreto-ley 32/2021, el contrato de duración determinada solo puede celebrarse por circunstancias de la producción o por sustitución de otra persona trabajadora, con causa real y especificada en el contrato. Para actividades intermitentes o estacionales se utiliza el contrato fijo-discontinuo. Conviene confirmar también lo que establezca el convenio aplicable.
Puede hacerlo. Cuando se subcontratan servicios correspondientes a la propia actividad, el Estatuto de los Trabajadores prevé una responsabilidad solidaria de la empresa principal por determinadas obligaciones salariales y de Seguridad Social del contratista. Para reducir el riesgo, conviene pedir certificados de estar al corriente de pago y controlar su cumplimiento durante el contrato.
Elegir correctamente entre contratación directa y externalización, y estructurar cada relación conforme a su naturaleza real, evita riesgos legales significativos. Si quieres revisar tus contratos actuales antes de una inspección, puedes consultar el asesoramiento a empresas de LRB, que coordina los aspectos legales y fiscales de estas decisiones.