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Derechos de los interesados
La mayoría de las reclamaciones que llegan a la Agencia no nacen de un tratamiento ilícito, sino de una solicitud que nadie contestó a tiempo. Atender los derechos en plazo y dejar constancia de la respuesta es de las medidas más baratas y más rentables del cumplimiento.
Los derechos y su alcance
| Derecho | Contenido |
|---|---|
| Acceso | Confirmación del tratamiento, copia de los datos e información sobre fines, destinatarios y plazos |
| Rectificación | Corrección de datos inexactos y completado de los incompletos |
| Supresión | Eliminación cuando ya no son necesarios, se retira el consentimiento u otros supuestos |
| Limitación | Conservación sin tratamiento mientras se resuelve una controversia |
| Oposición | Frente a tratamientos basados en interés legítimo y, sin excepción, frente al marketing directo |
| Portabilidad | Recepción y transmisión de los datos en formato estructurado, en determinados supuestos |
| Decisiones automatizadas | Derecho a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado con efectos significativos |
El procedimiento de respuesta
- Recepción por cualquier vía. El interesado no tiene que usar un formulario concreto: una solicitud por correo ordinario, por correo electrónico o incluso verbal en determinadas circunstancias activa la obligación.
- Identificación. Si hay dudas razonables sobre la identidad, se puede solicitar información adicional, pero no se puede exigir sistemáticamente copia del documento de identidad como requisito general.
- Plazo de un mes desde la recepción, prorrogable en dos meses más en casos de complejidad, informando de la prórroga y de sus motivos dentro del primer mes.
- Respuesta motivada, también cuando se deniega, indicando las razones y el derecho a reclamar ante la autoridad de control y a la tutela judicial.
- Gratuidad, salvo solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas, especialmente por repetitivas.
- Prueba de la respuesta: fecha, contenido y medio de envío, conservados en el registro de derechos.
No contestar equivale a denegar sin motivación y es lo que da lugar a la reclamación. Incluso una respuesta denegatoria bien fundada cierra la mayoría de los casos; la ausencia de respuesta los abre todos.
Los supuestos difíciles
El derecho de acceso de un empleado en conflicto, que solicita todos los datos que la empresa tiene sobre él. La supresión solicitada por un cliente cuya información hay que conservar por obligación legal o para el ejercicio de reclamaciones. El acceso a correos electrónicos que contienen datos de terceros. En todos ellos la respuesta correcta existe, pero exige análisis: entregar de más puede vulnerar derechos de terceros y entregar de menos genera la reclamación.
La supresión no es absoluta: no procede cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones. Lo correcto en esos casos es bloquear los datos, conservarlos durante el plazo legal y explicárselo al interesado.
Esta página describe el marco general vigente en España y no sustituye al análisis del caso concreto. La normativa mercantil, laboral, penal y de protección de datos se modifica con frecuencia, y existen especialidades sectoriales y autonómicas: antes de tomar decisiones conviene verificar la redacción vigente de las normas citadas. Consúltenos su caso.
Sobre los derechos de los interesados
Un exempleado pide todos sus datos. ¿Hay que dárselos?
Hay que atender el derecho de acceso, con las cautelas propias: se facilita copia de sus datos personales, no necesariamente cualquier documento en el que aparezca su nombre, y se protegen los datos de terceros que puedan figurar en la documentación. Cuando la solicitud llega en el contexto de un conflicto laboral, conviene analizarla con especial cuidado, pero denegarla sin más no es una opción viable.
¿Podemos cobrar por atender una solicitud?
Con carácter general no: el ejercicio de los derechos es gratuito. Solo cuando las solicitudes son manifiestamente infundadas o excesivas, en particular por repetitivas, se puede cobrar un canon razonable en función de los costes administrativos o negarse a actuar, y en ambos casos corresponde al responsable demostrar ese carácter. Es una excepción estrecha que conviene usar con prudencia.
¿Qué pasa si el dato está en manos de un proveedor?
El responsable sigue siendo quien debe atender el derecho, y el encargado debe asistirle para ello: es una de las obligaciones que debe recoger el contrato del artículo 28. Si un proveedor no puede localizar o suprimir datos cuando se le pide, el problema es del responsable frente al interesado y frente a la autoridad. Conviene comprobar esa capacidad antes de contratar, no cuando llega la solicitud.
¿Quién controla hoy las obligaciones legales de su empresa?
Si la respuesta es «cada uno un poco» o «el despacho, cuando le llamamos», hay riesgo acumulado que nadie está midiendo. Cuéntenos cómo está organizada su empresa y le devolvemos un diagnóstico con lo que falta, lo que está desactualizado, lo que puede sancionarse y en qué orden conviene resolverlo, con una propuesta de honorarios cerrada.