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Due diligence de terceros
La empresa responde también de con quién trabaja. Un agente que paga una comisión irregular, un proveedor que incumple obligaciones laborales, un socio local con problemas de reputación o un distribuidor que revende a un mercado sancionado son riesgos que se trasladan a quien los contrató sin comprobar nada.
Qué se comprueba antes de contratar
- Identidad y titularidad real. Quién está detrás de la sociedad, con la cadena de participación completa.
- Existencia y solvencia. Datos registrales, cuentas depositadas, situación concursal y cumplimiento de obligaciones corrientes.
- Listas de sanciones y restricciones. Cuando hay elemento internacional o el sector lo exige.
- Antecedentes de cumplimiento. Sanciones publicadas, litigios relevantes, noticias adversas.
- Capacidad real. Medios propios para prestar lo contratado, especialmente si va a subcontratar.
- Conflictos de interés. Vínculos con empleados, directivos o administradores de la propia empresa.
- Protección de datos. Si va a tratar datos, sus garantías y la necesidad del contrato del artículo 28.
Niveles de diligencia
| Nivel | Cuándo | Alcance |
|---|---|---|
| Básico | Proveedores ordinarios de bajo importe | Identidad, existencia y solvencia |
| Estándar | Proveedores recurrentes o críticos | Lo anterior más antecedentes y capacidad |
| Reforzado | Agentes, intermediarios, socios locales, jurisdicciones de riesgo | Titularidad real, listas, noticias adversas, referencias |
Qué debe llevar el contrato
La comprobación previa sirve de poco si el contrato no incorpora las consecuencias. Las cláusulas que conviene incluir son: manifestaciones sobre el cumplimiento de la normativa aplicable y de no haber incurrido en conductas prohibidas; obligación de aceptar el código de conducta; prohibición de subcontratar sin autorización; obligación de informar de incidencias y de cambios en la titularidad; derecho de auditoría en los casos relevantes; y facultad de resolución inmediata en caso de incumplimiento, sin indemnización.
La diligencia debida no es un trámite de entrada. Los terceros críticos se revisan periódicamente, porque la solvencia, la titularidad y los antecedentes cambian, y porque la relación se prolonga durante años.
Esta página describe el marco general vigente en España y no sustituye al análisis del caso concreto. La normativa mercantil, laboral, penal y de protección de datos se modifica con frecuencia, y existen especialidades sectoriales y autonómicas: antes de tomar decisiones conviene verificar la redacción vigente de las normas citadas. Consúltenos su caso.
Sobre la diligencia con terceros
¿Hay que hacerlo con todos los proveedores?
No, y pretenderlo bloquearía la operativa. Se aplica un enfoque basado en riesgo: nivel básico para el grueso de proveedores ordinarios y diligencia reforzada para los que presentan factores de riesgo —retribución variable, contacto con la Administración, jurisdicciones sensibles, acceso a datos o presencia en el centro de trabajo—. Lo importante es que el criterio de clasificación esté escrito y se aplique de forma consistente.
¿Qué hacemos si un proveedor se niega a aportar información?
Es en sí mismo un dato relevante. La negativa a acreditar titularidad real, a aceptar un código de conducta o a permitir una verificación básica debe elevar el nivel de análisis y, si persiste en un tercero de riesgo, justificar la no contratación. Documentar esa decisión es importante: acredita que el control existió y funcionó.
¿Sirve para la cadena de suministro que nos exigen los clientes?
Sí, y cada vez más. Los grandes clientes trasladan a sus proveedores exigencias de diligencia debida en derechos humanos, medio ambiente y cumplimiento, y piden acreditación. Tener el sistema montado permite responder a esos cuestionarios con evidencia en lugar de con declaraciones. Lo tratamos en sostenibilidad y CSRD.
¿Quién controla hoy las obligaciones legales de su empresa?
Si la respuesta es «cada uno un poco» o «el despacho, cuando le llamamos», hay riesgo acumulado que nadie está midiendo. Cuéntenos cómo está organizada su empresa y le devolvemos un diagnóstico con lo que falta, lo que está desactualizado, lo que puede sancionarse y en qué orden conviene resolverlo, con una propuesta de honorarios cerrada.